Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử không chỉ đơn giản là thay thế hóa đơn giấy mà còn là công cụ quản lý thông minh, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào những hoạt động cốt lõi, gia tăng năng suất và hiệu quả hoạt động. Bài viết này sẽ đi sâu vào giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực và hiệu quả vượt trội, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững trong thời đại số.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 3, Khoản 1 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:

Hóa đơn điện tử là một bộ dữ liệu ghi lại thông tin về việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được tạo ra, lập, gửi đi, nhận được, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo ra, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và các loại khác như: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung tuân thủ theo quy định của quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định số hóa đơn theo thứ tự liên tục và thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

^[a]

2. Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Tiết kiệm chi phí:

• Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy: Doanh nghiệp không cần in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy, cũng như tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn giấy.
• Giảm chi phí quản lý hóa đơn: hóa đơn điện tử được quản lý trên hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tăng hiệu quả hoạt động:

• Tự động hóa quy trình lập và quản lý hóa đơn: hóa đơn điện tử được lập và quản lý tự động trên hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Nâng cao tính chính xác của hóa đơn: hóa đơn điện tử được lập theo mẫu điện tử có sẵn, giúp giảm thiểu sai sót trong việc lập hóa đơn.
• Dễ dàng tra cứu và kiểm tra tính chính xác của hóa đơn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin về hóa đơn trên hệ thống điện tử, cũng như kiểm tra tính chính xác của hóa đơn thông qua mã số xác thực.

^[b]

An toàn và bảo mật:

• Chống giả mạo, sao chép, thất lạc hóa đơn: hóa đơn điện tử được bảo mật bằng chữ ký điện tử, giúp chống giả mạo, sao chép, thất lạc hóa đơn.
• Bảo vệ dữ liệu hóa đơn: hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử an toàn, giúp bảo vệ dữ liệu hóa đơn khỏi các tác nhân gây hại.

Góp phần bảo vệ môi trường:

• Hạn chế sử dụng giấy tờ: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp hạn chế sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
• Giảm thiểu rác thải giấy: hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng điện tử, giúp giảm thiểu rác thải giấy.

Nâng cao uy tín thương hiệu:

• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Việc sử dụng hóa đơn điện tử thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính.
• Tăng cường niềm tin của khách hàng: hóa đơn điện tử giúp khách hàng yên tâm về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp:

• Tăng cường khả năng truy cập và chia sẻ thông tin: Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin về hóa đơn với các bên liên quan.
• Nâng cao hiệu quả thanh toán: hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thanh toán nhanh chóng và dễ dàng hơn.
• Giảm thiểu rủi ro tranh chấp: hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp về hóa đơn.

Nhìn chung, việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động, bảo vệ môi trường và nâng cao uy tín thương hiệu.

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để tận dụng những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

^[c]

3. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử với đa dạng tính năng và mức giá khác nhau. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng dịch vụ, tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu. Trong đó FAST là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử nổi bật.

Giải pháp hóa đơn điện tử FAST e-Invoice là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng bởi những ưu điểm vượt trội sau:

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật:

• FAST e-Invoice đáp ứng đầy đủ các quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng FAST e-Invoice để phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và an toàn.

^[d]

Tính năng đa dạng và đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp:

• FAST e-Invoice cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Phát hành hóa đơn điện tử tự động và thủ công.
• Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra.
• Tra cứu hóa đơn điện tử .
• Báo cáo thống kê về hóa đơn điện tử.
• Kết nối với hệ thống ERP/CRM của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa kênh: website, mobile app, email, tổng đài…

• FAST e-Invoice còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao khác như:

• Tự động hóa quy trình lập và quản lý hóa đơn điện tử.
• Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
• Kết nối với hệ thống kho hàng để quản lý xuất kho.
• Ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số.

• Doanh nghiệp có thể lựa chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Dễ dàng sử dụng và tiết kiệm chi phí:

• FAST e-Invoice có giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng, ngay cả đối với những người không có chuyên môn về CNTT.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng FAST e-Invoice trên mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi.
• FAST e-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm:

• FAST có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.
• Doanh nghiệp có thể dễ dàng liên hệ với FAST qua nhiều kênh khác nhau như: website, email, điện thoại, tổng đài…
• FAST luôn lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng để không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ.

^[e]

>> Xem thêm: Bảng báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Ngoài ra, FAST áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến nhất để bảo vệ thông tin của khách hàng, dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ của FAST.

FAST e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao tính chuyên nghiệp. Liên hệ ngay với FAST để được tư vấn miễn phí!

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại